Cuando se acerca el día de la certificación, se suma una carga adicional al proceso diario. En el mejor de los casos, sólo un poco de nerviosismo (porque una buena venta del producto puede depender del resultado de la auditoría y/o porque una buena calificación nos valida frente a nuestros jefes). Sin embargo, en varios casos, implica correr, completar registros que se dejaron de hacer en su momento, revisar hacia atrás qué puede estar mal y todo lo que implica mantener el sistema de certificación “vivo”.
Todos los años comienzan los mea culpa; que alguien dejó de hacer algo, que se relajaron después de la última certificación, que el día a día de una mala planificación termina en un constante “apagar incendios”, etc… ¿Por qué no se aprende?¿Por qué todos los años es lo mismo? ¿Por qué cuesta tanto que el proceso de certificación sea parte de la cultura de las empresas agroalimentarias?
Existe una matriz de factores que influyen. Sin embargo, el que a mí me hace más ruido, es la falta de gestión.
En muchas empresas agroalimentarias, no se ve con claridad, lo importante que es tomar acciones a tiempo, en vez de, darse cuenta meses después “que no se hizo”, o bien, “quien dejó de hacerlo”. Por ejemplo, el hecho de no completar registros, indistintamente que alguien pueda dedicarse a completarlos después, implicará que se ha perdido la oportunidad de analizar tendencias e implementar soluciones a tiempo, permitiendo el mejoramiento continuo de la empresa.
Los problemas más frecuentes en la gestión de certificaciones son; la falta de definición de responsabilidades, falta de comunicación de las responsabilidades, poca comprensión de las responsabilidades, entender el sentido del trabajo y su impacto sobre el negocio, falta de liderazgo, falta de control, rotación del personal, entre otros… En general, son problemas de estructura y cultura, que deben ser abordados por las cabezas de las empresas.
Las normas de certificación tienen dentro de sus requisitos básicos el compromiso de la gerencia, pero al parecer la comprensión de este requisito es escasa. El compromiso de la gerencia no pasa sólo por certificar la planta, sino que es algo que se debe «impregnar» a todo nivel. En definitiva, la Gerencia tiene la responsabilidad de identificar y tomar acción frente a la poca diligencia de algunos colaboradores al momento de cumplir con sus funciones, incluyendo completar registros, tarea que se tiende a mirar como el pariente pobre dentro del abanico de responsabilidades asignadas a cada uno.
El desafío está en buscar la manera más eficiente y eficaz de lograrlo. Si fuera fácil no estaríamos planteando este tema. Gestionar personas en mi opinión es un arte. No hay receta, porque cada organización tiene una realidad y una cultura propia. Hay herramientas conocidas que algunas empresas de alimentos utilizan o están comenzando a aplicar, como las 5s o para los más avanzados, están todos los conceptos asociados a un «lean management»… (tema para otro artículo).
Los invito a dar un giro en la visión que se tiene de las certificaciones de normas. En vez de comunicar que una actividad “hay que hacerla porque es requisito” para certificar, plantear un sistema de gestión con requisitos que son parte del funcionamiento de la empresa. Esto se traduce en asignar una responsabilidad, sobre un fundamento básico. Hay una palabra en inglés que a mi parecer explica esto; «accountability». Si yo dejo de cumplir con mis responsabilidades y nadie me dice nada, ¿cuál es la motivación para cambiar de rumbo? Aún cuando exista un llamado de atención, si no hay consecuencias, también va a ser muy difícil generar el cambio. En otras palabras, la persona no sólo recibe la responsabilidad, sino que también su forma de actuar frente a ella. Que sepa, que las decisiones que toma, implican aceptar sus consecuencias y la necesidad de responder frente a su superior en cada momento.
Como ya dije, no es fácil, el desafío es grande, pero en el tiempo, se puede marcar una gran diferencia…
Vamos que se puede !!
Paola Tepper M.
Calidad, Procesos & Registros
Socia – Plus Gestión
Experto Asociado – Greenhands Consulting
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